E-mail

Met E-mail krijgt je agent een inbox voor klantberichten. De agent gebruikt zijn kennis en instructies om antwoorden op te stellen, berichten te markeren voor controle of ongewenste mail terzijde te leggen. Automatisch verzenden staat standaard uit, zodat je concepten kunt controleren voordat je het inschakelt.

E-mail inschakelen

Open Instellingen > E-mail en klik op Inschakelen. Kopieer het gegenereerde inboxadres, bijvoorbeeld [email protected]. Je abonnement moet E-mail bevatten en de functie moet beschikbaar zijn voor je account. Je kunt het ook kopiëren via Kanalen > E-mailintegratie.

Stuur vanaf een externe mailbox een testbericht naar dit adres en open Activiteit > E-mails om het te bekijken.

Inkomende e-mail koppelen

Wil je een bestaand supportadres blijven gebruiken? Stel bij je provider routering of automatisch doorsturen van klantberichten naar de agent-inbox in. Gebruik een route die het Van-adres van de klant behoudt.

Agentkit antwoordt aan de afzender van het ontvangen bericht. Bij handmatig doorsturen ben jij meestal de afzender, dus gaat het antwoord naar jou in plaats van naar de klant in de geciteerde tekst. CC of BCC werkt als de klant de afzender is. Agentkit kopiëren op je eigen uitgaande e-mail zorgt er niet voor dat het de klant antwoordt.

Google Workspace

Een beheerder kan via Apps > Google Workspace > Gmail > Default routing een supportadres naar Agentkit routeren.

1. Voeg een regel toe voor het specifieke supportadres, zoals [email protected].
2. Vervang onder Change envelope recipient de ontvanger door het adres van je agent-inbox.
3. Kies voor een bestaand supportadres Perform this action on non-recognized and recognized addresses. Beperk de regel tot het specifieke supportadres.
4. Sla op en test de bezorging. Wijzigingen kunnen tot 24 uur duren.

Het vervangen van de ontvanger leidt de bezorging om. Stel extra bezorging in via Add more recipients als je team ook een kopie in de eigen mailbox nodig heeft.

Bekijk Googles handleiding voor standaardroutering.

Gmail

Open in Gmail Instellingen > Alle instellingen bekijken > Doorsturen en POP/IMAP (of Doorsturen) en voeg je agent-inbox toe als doorstuuradres. Gmail stuurt daar een bevestigingsbericht naartoe. Rond de bevestiging af voordat je doorsturen inschakelt of een doorstuurfilter maakt.

Zoek het bevestigingsbericht in Activiteit > E-mails, ook onder Verworpen. Verschijnt het niet, dan kun je doorsturen niet via deze procedure instellen. Gebruik een route die een beheerder beheert of een andere provider. Agentkit kan geautomatiseerde berichten negeren.

Gebruik een filter om alleen supportberichten door te sturen. Bekijk Googles handleiding voor doorsturen in Gmail.

Microsoft 365

Gebruik doorsturen in Outlook of een mailboxregel die een beheerder beheert.

Werkaccounts kunnen extern doorsturen blokkeren. Komt de mail niet aan? Vraag je beheerder om het beleid voor extern doorsturen te controleren.

Andere e-mailproviders

Gebruik de instellingen voor routering of automatisch doorsturen van je provider, met de agent-inbox als bestemming. Beschikbaarheid en bevestigingsstappen verschillen per provider en abonnement. Proton beschrijft zijn vereisten bijvoorbeeld in de handleiding voor e-mail doorsturen.

Optionele antwoordroutering

Uitgaande antwoorden gebruiken altijd het Agentkit-adres van de agent. Voeg een zakelijk antwoordadres toe in Instellingen > E-mail om reacties van klanten naar je zakelijke inbox te sturen.

1. Voeg het zakelijke antwoordadres toe. Agentkit stuurt een zescijferige code naar die mailbox.
2. Voer de code in bij Instellingen > E-mail en klik op Adres verifiëren. De code verloopt na 15 minuten.

Als dit adres al doorstuurt naar Agentkit, zoek de code dan onder Activiteit > E-mails > Te beoordelen. Agentkit maakt geen concepten en verstuurt geen antwoorden op zijn eigen verificatieberichten. Verschijnt het bericht niet, laat dan een kopie in je zakelijke mailbox bezorgen en vraag de code opnieuw aan. Sommige doorstuurroutes verwijderen gegevens die Agentkit nodig heeft om het te herkennen.

Na verificatie gebruikt Agentkit je zakelijke adres als Reply-To. Tot die tijd gaan reacties van klanten naar de agent-inbox. Als je het adres wijzigt, moet je het opnieuw verifiëren.

Doorsturen is optioneel. Schakel het alleen in als je wilt dat reacties van klanten terugkomen bij Agentkit. Elk teamlid met toegang tot de agent kan de code invoeren.

Antwoorden instellen

Open Kanalen > E-mailintegratie, pas de instellingen aan en sla op:

• Weergavenaam, disclaimer en handtekening bepalen de afzendernaam en voettekst.
• Antwoorden automatisch verzenden verstuurt geschikte concepten zonder controle. Acties en het verwerpen van berichten kunnen ook doorgaan als dit uitstaat.
• Aanvullende e-mailinstructies bepalen de toon en welke berichten de agent moet beantwoorden, markeren of terzijde leggen. De hoofdinstructies van je agent gelden ook.
• Met Toegestane acties kies je welke compatibele serveracties e-mail mag uitvoeren. Acties vereisen een geauthenticeerde afzender, van wie de ontvangende server de mailboxidentiteit heeft geverifieerd. Ze kunnen tijdens het opstellen worden uitgevoerd. Laat ze uitgevinkt totdat je de gevolgen hebt getest.

Gebruik bijvoorbeeld “Beantwoord productvragen”, “Markeer terugbetalingsverzoeken voor menselijke controle” of “Leg berichten van recruiters terzijde”. Agentkit krijgt de instructie om gevoelige berichten te markeren en spam terzijde te leggen. Deze beslissingen gebruiken AI, dus controleer de resultaten voordat je automatisch verzenden inschakelt.

Antwoorden worden als platte tekst gegenereerd. Agentkit voegt de ingestelde disclaimer en handtekening apart toe. De instructies ontmoedigen financiële toezeggingen, beloften over terugbetalingen en juridische standpunten. Controleer concepten op juistheid en geschiktheid.

Zet Antwoorden automatisch verzenden uit om automatische antwoorden te pauzeren en berichten te blijven ontvangen. Als je de E-mailintegratie uitschakelt, worden inkomende berichten genegeerd en niet bewaard voor later.

E-mails controleren

Open Activiteit > E-mails:

Een Concept is klaar om te bewerken en te versturen. Gemarkeerd voor menselijke controle toont waarom een bericht aandacht nodig heeft. Bijlagen, controleregels, quotalimieten, veiligheidsblokkades of fouten bij het genereren kunnen controle vereisen. Kies Antwoord opstellen voor klantberichten zonder antwoord.

Agentkit kan e-mailbijlagen niet lezen. Bekijk ze in je oorspronkelijke mailbox voordat je antwoordt. Een antwoord genereren verbruikt berichtenquota, ook als een veiligheidscontrole het gegenereerde antwoord daarna markeert. Berichten die vóór het genereren worden gemarkeerd of terzijde gelegd, verbruiken geen berichtenquota.

Je kunt het volledige antwoord, inclusief disclaimer en handtekening, bewerken voordat je het verstuurt. Je kunt ook vervolgberichten sturen in verzonden gesprekken. Verzonden betekent dat een teamlid het antwoord heeft verstuurd. Automatisch beantwoord betekent dat Agentkit het automatisch heeft verstuurd.

In een terzijde gelegd klantgesprek maakt Antwoord opstellen een concept zonder het gesprek terug te zetten. Het gesprek keert terug naar de inbox zodra je het antwoord verstuurt of een nieuw bericht in dat gesprek ontvangt.

Open het oorspronkelijke bericht en kies Doorsturen om het over te dragen aan iemand buiten Agentkit. Het wordt verstuurd vanaf het agentadres, met de afzender van inkomende berichten in het gesprek als Reply-To. Bijlagen worden niet meegestuurd. Elk doorgestuurd bericht verschijnt onder het oorspronkelijke bericht.

Testen voordat je automatisch verzenden inschakelt

1. Stuur een gewone vraag via je echte supportroute. Controleer de afzender, de ontvanger van het concept, het antwoord en de voettekst.
2. Stuur een bericht dat aan een controleregel voldoet en een bericht met een bijlage. Controleer of beide wachten op controle.
3. Heb je een antwoordadres ingesteld? Verstuur dan handmatig een antwoord en reageer vanuit de klantmailbox. Controleer of de reactie de zakelijke inbox bereikt. Controleer bij ingeschakeld doorsturen of deze ook Agentkit bereikt.
4. Test toegestane acties met testgegevens. Schakel automatisch verzenden pas in nadat je de resultaten hebt gecontroleerd.

Problemen oplossen

E-mails verschijnen niet

Controleer of E-mail is ingeschakeld, je abonnement de functie bevat en het bestemmingsadres klopt. Controleer doorstuurfilters en beperkingen van je provider. Berichten die binnenkomen terwijl E-mail uitstaat, worden niet bewaard.

Agentkit negeert e-mail van zijn eigen inboxdomeinen en berichten die zijn gemarkeerd als geautomatiseerde mail, bulkmail of mailinglijstmail om lussen te voorkomen. Zijn herkende verificatieberichten voor het antwoordadres vormen een uitzondering. Andere ongewenste berichten kunnen onder Verworpen verschijnen.

Het antwoordadres kan niet worden geverifieerd

Controleer de zakelijke mailbox en de spammap, of Te beoordelen als het adres doorstuurt naar Agentkit. Klik op Code opnieuw sturen als deze is verlopen of niet is aangekomen. Wacht 60 seconden tussen aanvragen. Elke agent kan maximaal 10 codes per periode van 24 uur aanvragen.

Automatisch verzenden verstuurt geen antwoord

Controleer of E-mail en automatisch verzenden zijn ingeschakeld en opgeslagen. Open het gesprek voor de reden van controle en bekijk je resterende berichtenquota. Gemarkeerde concepten worden niet automatisch verstuurd.

Antwoorden gaan naar de verkeerde persoon

Controleer het Van-adres van het inkomende bericht. Gebruik routering of automatisch doorsturen waarbij de klant afzender blijft, in plaats van het bericht handmatig door te sturen. Een zakelijk antwoordadres bepaalt waar klanten op reageren. Het verandert niet de ontvanger van het antwoord van Agentkit.