E-mail

E-mail zapewnia agentowi skrzynkę na wiadomości od klientów. Agent korzysta ze swojej wiedzy i instrukcji, aby tworzyć odpowiedzi, oznaczać wiadomości do sprawdzenia lub odkładać niechcianą pocztę. Automatyczne wysyłanie jest domyślnie wyłączone, więc możesz sprawdzić wersje robocze, zanim je włączysz.

Włączanie poczty

Otwórz Ustawienia > E-mail i kliknij Włącz. Skopiuj wygenerowany adres skrzynki agenta, np. [email protected]. Twój plan musi obejmować E-mail, a funkcja musi być dostępna na Twoim koncie. Możesz go też skopiować w sekcji Kanały > Integracja e-mail.

Wyślij na ten adres wiadomość testową z zewnętrznej skrzynki, a następnie sprawdź ją w Aktywność > E-maile.

Łączenie poczty przychodzącej

Aby nadal korzystać z dotychczasowego adresu pomocy, skonfiguruj u dostawcy kierowanie lub automatyczne przekazywanie wiadomości klientów do skrzynki agenta. Wybierz sposób, który zachowuje adres klienta w polu Od.

Agentkit odpowiada nadawcy otrzymanej wiadomości. Przy ręcznym przekazywaniu nadawcą jesteś zwykle Ty, więc odpowiedź trafia do Ciebie, a nie do klienta cytowanego w treści. DW lub UDW działa, gdy nadawcą jest klient. Dodanie Agentkit do kopii własnej wiadomości wychodzącej nie spowoduje wysłania odpowiedzi klientowi.

Google Workspace

Administrator może skierować pocztę z adresu pomocy do Agentkit w Apps > Google Workspace > Gmail > Default routing.

1. Dodaj regułę pasującą do konkretnego adresu pomocy, np. [email protected].
2. W sekcji Change envelope recipient zastąp odbiorcę adresem skrzynki agenta.
3. Dla istniejącego adresu pomocy wybierz Perform this action on non-recognized and recognized addresses. Ogranicz regułę do tego konkretnego adresu pomocy.
4. Zapisz i przetestuj dostarczanie. Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin.

Zmiana odbiorcy przekierowuje dostarczanie. Jeśli zespół potrzebuje też kopii we własnej skrzynce, skonfiguruj dodatkowe dostarczanie przez Add more recipients.

Zobacz instrukcję domyślnego routingu Google.

Gmail

W Gmailu otwórz Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia > Przekazywanie i POP/IMAP (lub Przekazywanie) i dodaj skrzynkę agenta jako adres przekazywania. Gmail wyśle tam wiadomość potwierdzającą. Dokończ potwierdzenie przed włączeniem przekazywania lub utworzeniem filtra przekazującego.

Poszukaj wiadomości potwierdzającej w Aktywność > E-maile, również w Odrzucone. Jeśli jej nie ma, nie można ukończyć tej procedury. Użyj routingu zarządzanego przez administratora lub innego dostawcy. Agentkit może ignorować wiadomości automatyczne.

Użyj filtra, aby przekazywać tylko wiadomości do pomocy. Zobacz instrukcję przekazywania w Gmailu.

Microsoft 365

Użyj przekazywania w Outlooku lub reguły skrzynki zarządzanej przez administratora.

Konta służbowe mogą blokować przekazywanie na zewnątrz. Jeśli poczta nie dociera, poproś administratora o sprawdzenie zasad przekazywania na zewnątrz.

Inni dostawcy poczty

Użyj ustawień routingu lub automatycznego przekazywania u swojego dostawcy, wskazując skrzynkę agenta jako miejsce docelowe. Dostępność i kroki potwierdzenia zależą od dostawcy i planu. Na przykład Proton opisuje wymagania w instrukcji przekazywania poczty.

Opcjonalne kierowanie odpowiedzi

Odpowiedzi wychodzące zawsze korzystają z adresu agenta w Agentkit. Aby odpowiedzi klientów trafiały do firmowej skrzynki, dodaj firmowy adres odpowiedzi w Ustawienia > E-mail.

1. Dodaj firmowy adres odpowiedzi. Agentkit wyśle sześciocyfrowy kod na tę skrzynkę.
2. Wpisz kod w Ustawienia > E-mail i kliknij Zweryfikuj adres. Kod wygasa po 15 minutach.

Jeśli ten adres już przekazuje wiadomości do Agentkit, poszukaj kodu w sekcji Aktywność > E-maile > Do sprawdzenia. Agentkit nie tworzy szkiców ani nie wysyła odpowiedzi na własne wiadomości weryfikacyjne. Jeśli wiadomość się nie pojawi, zachowaj kopię w firmowej skrzynce i ponownie poproś o kod. Niektóre sposoby przekazywania usuwają dane potrzebne Agentkit do jej rozpoznania.

Po weryfikacji Agentkit używa firmowego adresu jako Reply-To. Do tego czasu odpowiedzi klientów trafiają do skrzynki agenta. Zmiana adresu wymaga ponownej weryfikacji.

Przekazywanie jest opcjonalne. Włącz je tylko wtedy, gdy odpowiedzi klientów mają wracać do Agentkit. Kod może wpisać każdy członek zespołu z dostępem do agenta.

Konfigurowanie odpowiedzi

Otwórz Kanały > Integracja e-mail, dostosuj ustawienia i zapisz:

• Nazwa wyświetlana, zastrzeżenie i podpis określają nazwę nadawcy i stopkę.
• Wysyłaj odpowiedzi automatycznie wysyła gotowe szkice bez sprawdzania. Akcje i odrzucanie wiadomości mogą działać także po wyłączeniu tej opcji.
• Dodatkowe instrukcje e-mail określają ton i wiadomości, na które odpowiadać, które oznaczać lub odrzucać. Nadal obowiązują główne instrukcje agenta.
• Dozwolone akcje określają, które zgodne akcje serwerowe może wywoływać poczta. Akcje wymagają uwierzytelnionego nadawcy, którego tożsamość skrzynki zweryfikował serwer odbierający. Mogą działać podczas tworzenia odpowiedzi. Pozostaw je niezaznaczone, dopóki nie przetestujesz ich skutków.

Przykłady instrukcji to „Odpowiadaj na pytania o produkt”, „Oznaczaj prośby o zwrot do sprawdzenia przez człowieka” lub „Odrzucaj wiadomości od rekruterów”. Agentkit otrzymuje instrukcje oznaczania wrażliwych wiadomości i odrzucania spamu. Te decyzje podejmuje AI, więc sprawdź wyniki przed włączeniem automatycznego wysyłania.

Odpowiedzi są generowane jako zwykły tekst. Agentkit osobno dodaje skonfigurowane zastrzeżenie i podpis. Instrukcje odradzają zobowiązania finansowe, obietnice zwrotów i stanowiska prawne. Sprawdzaj poprawność i stosowność wersji roboczych.

Aby wstrzymać automatyczne odpowiedzi i nadal odbierać wiadomości, wyłącz Wysyłaj odpowiedzi automatycznie. Wyłączenie integracji E-mail powoduje ignorowanie nowych wiadomości, bez zapisywania ich na później.

Sprawdzanie wiadomości

Otwórz Aktywność > E-maile:

Szkic jest gotowa do edycji i wysłania. Oznaczone do przeglądu przez człowieka pokazuje powód wymaganej uwagi. Załączniki, reguły sprawdzania, limity, blokady zabezpieczeń lub błędy generowania mogą wymagać sprawdzenia. Dla wiadomości klientów bez odpowiedzi wybierz Przygotuj odpowiedź.

Agentkit nie czyta załączników do e-maili. Sprawdź je w oryginalnej skrzynce przed odpowiedzią. Generowanie odpowiedzi zużywa limit wiadomości, również gdy gotowa odpowiedź zostanie później oznaczona przez zabezpieczenie sprawdzające wynik. Wiadomości oznaczone lub odrzucone przed generowaniem odpowiedzi nie zużywają limitu wiadomości.

Przed wysłaniem możesz edytować całą odpowiedź, w tym zastrzeżenie i podpis. W wysłanych wątkach można też wysyłać kolejne wiadomości. Wysłane oznacza, że odpowiedź wysłał członek zespołu. Automatyczna odpowiedź oznacza, że wysłał ją automatycznie Agentkit.

W odrzuconym wątku klienta Przygotuj odpowiedź tworzy wersję roboczą bez przywracania wątku. Wysłanie odpowiedzi lub otrzymanie nowej wiadomości w tym wątku przywraca go do skrzynki.

Aby przekazać wiadomość osobie spoza Agentkit, otwórz oryginał i wybierz Przekaż dalej. Wiadomość jest wysyłana z adresu agenta, a pole Reply-To wskazuje nadawcę wiadomości przychodzących w wątku. Załączniki nie są dołączane. Każde przekazanie pojawia się pod oryginalną wiadomością.

Testowanie przed włączeniem automatycznego wysyłania

1. Wyślij typowe pytanie przez rzeczywistą ścieżkę poczty do pomocy. Sprawdź nadawcę, odbiorcę wersji roboczej, odpowiedź i stopkę.
2. Wyślij wiadomość pasującą do reguły sprawdzania oraz wiadomość z załącznikiem. Upewnij się, że obie czekają na sprawdzenie.
3. Jeśli skonfigurowano adres odpowiedzi, wyślij odpowiedź ręcznie, a następnie odpowiedz z poczty klienta. Sprawdź, czy wiadomość trafia do firmowej skrzynki. Jeśli włączono przekazywanie, sprawdź też, czy dociera do Agentkit.
4. Przetestuj dozwolone akcje na danych testowych. Włącz automatyczne wysyłanie dopiero po sprawdzeniu wyników.

Rozwiązywanie problemów

Wiadomości się nie pojawiają

Sprawdź, czy E-mail jest włączony, Twój plan go obejmuje, a adres docelowy jest poprawny. Sprawdź filtry przekazywania i ograniczenia dostawcy. Wiadomości otrzymane przy wyłączonej integracji nie są zapisywane na później.

Aby zapobiegać pętlom, Agentkit ignoruje pocztę z własnych domen skrzynek oraz wiadomości oznaczone jako automatyczne, masowe lub pochodzące z list mailingowych. Wyjątkiem są rozpoznane przez niego wiadomości weryfikacyjne adresu odpowiedzi. Inne niechciane wiadomości mogą pojawiać się w Odrzucone.

Nie można zweryfikować adresu odpowiedzi

Sprawdź firmową skrzynkę i folder spamu albo sekcję Do sprawdzenia, jeśli adres przekazuje wiadomości do Agentkit. Kliknij Wyślij kod ponownie, jeśli wygasł lub nie dotarł. Odczekaj 60 sekund między prośbami. Każdy agent może poprosić o maksymalnie 10 kodów w ciągu 24 godzin.

Automatyczne wysyłanie nie wysyła odpowiedzi

Sprawdź, czy E-mail i automatyczne wysyłanie są włączone i zapisane. Otwórz wątek, sprawdź powód wymaganej kontroli i pozostały limit wiadomości. Oznaczone wersje robocze nie są wysyłane automatycznie.

Odpowiedzi trafiają do niewłaściwej osoby

Sprawdź adres Od wiadomości przychodzącej. Korzystaj z routingu lub automatycznego przekazywania, które zachowuje klienta jako nadawcę, zamiast ręcznie przekazywać jego wiadomości. Firmowy adres odpowiedzi określa, dokąd odpowiada klient. Nie zmienia odbiorcy odpowiedzi Agentkit.