Email

L’email offre al tuo agente una casella per i messaggi dei clienti. Usa le conoscenze e le istruzioni dell’agente per creare bozze, segnalare messaggi da rivedere o scartare la posta indesiderata. L’invio automatico è disattivato per impostazione predefinita, così puoi rivedere le bozze prima di attivarlo.

Attivare l’email

Apri Impostazioni > Email e fai clic su Attiva. Copia l’indirizzo generato per l’agente, ad esempio [email protected]. Il tuo piano deve includere l’email e la funzione deve essere disponibile per il tuo account. Puoi copiarlo anche da Canali > Integrazione email.

Invia un messaggio di prova da una casella esterna a questo indirizzo, poi controllalo in Attività > Email.

Collegare l’email in entrata

Per continuare a usare il tuo indirizzo di assistenza, configura il provider per instradare o inoltrare automaticamente i messaggi dei clienti alla casella dell’agente. Usa un metodo che conservi l’indirizzo Da del cliente.

Agentkit risponde al mittente del messaggio in entrata. Se inoltri un messaggio manualmente, il mittente sei di solito tu, quindi la risposta arriva a te e non al cliente citato nel testo. CC o CCN funziona quando il cliente è il mittente. Mettere Agentkit in copia nelle tue email in uscita non lo porta a rispondere al cliente.

Google Workspace

Un amministratore può usare App > Google Workspace > Gmail > Routing predefinito per instradare un indirizzo di assistenza verso Agentkit.

1. Aggiungi una regola che corrisponda all’indirizzo di assistenza specifico, ad esempio [email protected].
2. In Modifica destinatario busta, sostituisci il destinatario con l’indirizzo dell’agente.
3. Per un indirizzo di assistenza esistente, scegli Esegui questa azione su indirizzi non riconosciuti e riconosciuti. Limita la regola a quell’indirizzo di assistenza specifico.
4. Salva e prova la consegna. Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore.

Sostituire il destinatario reindirizza la consegna. Se al team serve anche una copia nella propria casella, configura invece una consegna aggiuntiva con Aggiungi altri destinatari.

Consulta la guida al routing predefinito di Google.

Gmail

In Gmail, apri Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Inoltro e POP/IMAP (o Inoltro) e aggiungi l’indirizzo dell’agente come indirizzo di inoltro. Gmail invia un messaggio di conferma a quell’indirizzo. Completa la conferma prima di attivare l’inoltro o creare un filtro di inoltro.

Cerca il messaggio di conferma in Attività > Email, anche in Scartate. Se non compare, non puoi completare l’inoltro con questo metodo. Usa un routing gestito da un amministratore o un altro provider. Agentkit può ignorare i messaggi automatici.

Usa un filtro per inoltrare solo i messaggi di assistenza. Consulta la guida all’inoltro di Gmail.

Microsoft 365

Usa l’inoltro di Outlook o una regola della casella gestita da un amministratore.

Gli account aziendali possono bloccare l’inoltro esterno. Se la posta non arriva, chiedi all’amministratore di verificare i criteri di inoltro esterno.

Altri provider email

Usa le impostazioni di routing o inoltro automatico del provider, con la casella dell’agente come destinazione. La disponibilità e i passaggi di conferma variano in base al provider e al piano. Proton, ad esempio, descrive i requisiti nella sua guida all’inoltro email.

Instradamento delle risposte facoltativo

Le risposte in uscita usano sempre l’indirizzo Agentkit dell’agente. Per ricevere le risposte dei clienti nella casella aziendale, aggiungi un indirizzo di risposta aziendale in Impostazioni > Email.

1. Aggiungi l’indirizzo di risposta aziendale. Agentkit invia un codice a sei cifre a quella casella.
2. Inserisci il codice in Impostazioni > Email e fai clic su Verifica indirizzo. Il codice scade dopo 15 minuti.

Se questo indirizzo inoltra già ad Agentkit, cerca il codice in Attività > Email > Da rivedere. Agentkit non redige né invia risposte ai propri messaggi di verifica. Se il messaggio non compare, conserva una copia nella casella aziendale e richiedi di nuovo il codice. Alcuni inoltri rimuovono i dati necessari ad Agentkit per riconoscerlo.

Dopo la verifica, Agentkit usa l’indirizzo aziendale come Reply-To. Fino ad allora, le risposte dei clienti arrivano alla casella dell’agente. Se cambi indirizzo, devi verificarlo di nuovo.

L’inoltro è facoltativo. Attivalo solo se vuoi che le risposte dei clienti tornino ad Agentkit. Qualsiasi membro del team con accesso all’agente può inserire il codice.

Configurare le risposte

Apri Canali > Integrazione email, modifica le impostazioni e salva:

• Nome visualizzato, disclaimer e firma definiscono il nome del mittente e il piè di pagina.
• Invia risposte automaticamente invia le bozze idonee senza revisione. Le azioni e lo scarto dei messaggi restano possibili anche quando è disattivato.
• Istruzioni email aggiuntive orienta il tono e la scelta dei messaggi a cui rispondere, da segnalare o da scartare. Si applicano anche le istruzioni principali dell’agente.
• Azioni consentite seleziona le azioni server compatibili che l’email può eseguire. Richiedono un mittente autenticato, la cui identità di casella viene verificata dal server ricevente. Possono essere eseguite durante la stesura. Lasciale deselezionate finché non ne hai testato gli effetti.

Ad esempio, usa «Rispondi alle domande sul prodotto», «Segnala le richieste di rimborso per la revisione umana» o «Scarta le proposte dei recruiter». Agentkit riceve istruzioni per segnalare i messaggi sensibili e scartare lo spam. Queste decisioni usano l’IA, quindi controlla i risultati prima di attivare l’invio automatico.

Le risposte vengono generate come testo semplice. Agentkit aggiunge separatamente il disclaimer e la firma configurati. Le sue istruzioni scoraggiano impegni finanziari, promesse di rimborso e prese di posizione legali. Controlla che le bozze siano corrette e appropriate.

Per sospendere le risposte automatiche continuando a ricevere messaggi, disattiva Invia risposte automaticamente. Disattivando l’integrazione email, i messaggi in entrata vengono ignorati e non conservati per elaborarli in seguito.

Rivedere le email

Apri Attività > Email:

Una Bozza è pronta per essere modificata e inviata. Segnalato per revisione umana indica perché un messaggio richiede attenzione. Allegati, regole di revisione, limiti di quota, blocchi delle protezioni o errori di generazione possono richiedere una revisione. Per i messaggi dei clienti senza risposta, scegli Prepara una risposta.

Agentkit non può leggere gli allegati email. Controllali nella casella originale prima di rispondere. Generare una risposta consuma la quota di messaggi, anche quando una protezione sull’output segnala la risposta dopo la generazione. I messaggi segnalati o scartati prima della generazione non consumano la quota di messaggi.

Puoi modificare l’intera risposta, inclusi disclaimer e firma, prima di inviarla. Nelle conversazioni già inviate puoi anche inviare messaggi successivi. Inviata significa che un membro del team ha inviato la risposta. Risposta automatica inviata significa che Agentkit l’ha inviata automaticamente.

In una conversazione scartata con un cliente, Prepara una risposta crea una bozza senza ripristinare la conversazione. Inviare la risposta o ricevere un nuovo messaggio in quella conversazione la riporta nella casella di posta.

Per passare un messaggio a qualcuno fuori da Agentkit, apri l’originale e scegli Inoltra. Parte dall’indirizzo dell’agente con il mittente in entrata della conversazione come Reply-To. Gli allegati non sono inclusi e ogni inoltro compare sotto il messaggio originale.

Testare prima di attivare l’invio automatico

1. Invia una domanda comune attraverso il percorso di assistenza reale. Controlla mittente, destinatario della bozza, risposta e piè di pagina.
2. Invia un messaggio che corrisponda a una regola di revisione e uno con un allegato. Verifica che entrambi restino in attesa di revisione.
3. Se hai configurato un indirizzo di risposta, invia una risposta manualmente e rispondi dalla casella del cliente. Verifica che il messaggio raggiunga la casella aziendale. Se hai attivato l’inoltro, controlla che arrivi anche ad Agentkit.
4. Prova le azioni consentite con dati di test. Attiva l’invio automatico solo dopo aver controllato i risultati.

Risoluzione dei problemi

Le email non compaiono

Verifica che l’email sia attiva, che il piano la includa e che l’indirizzo di destinazione sia corretto. Controlla i filtri di inoltro e le restrizioni del provider. I messaggi ricevuti mentre l’integrazione è disattivata non vengono conservati per dopo.

Per evitare cicli, Agentkit ignora la posta dai propri domini di caselle e i messaggi contrassegnati come automatici, invii di massa o mailing list. I suoi messaggi di verifica dell'indirizzo di risposta, quando riconosciuti, fanno eccezione. Altri messaggi indesiderati possono comparire in Scartate.

L’indirizzo di risposta non viene verificato

Controlla la casella aziendale e la cartella spam, oppure Da rivedere se l'indirizzo inoltra ad Agentkit. Fai clic su Invia di nuovo il codice se è scaduto o non è arrivato. Attendi 60 secondi tra le richieste. Ogni agente può richiedere fino a 10 codici in un periodo di 24 ore.

L’invio automatico non invia una risposta

Verifica che l’email e l’invio automatico siano attivi e salvati. Apri la conversazione per leggere il motivo della revisione e controlla la quota di messaggi rimanente. Le bozze segnalate non vengono inviate automaticamente.

Le risposte arrivano alla persona sbagliata

Controlla l’indirizzo Da del messaggio in entrata. Usa routing o inoltro automatico che conservi il cliente come mittente, invece di inoltrare manualmente il suo messaggio. L’indirizzo di risposta aziendale determina dove rispondono i clienti. Non cambia il destinatario della risposta di Agentkit.